Microsoft Copilot im Marketing und Vertrieb: Anwendungen, Dynamics 365 und KI im B2B
Wie lässt sich Microsoft Copilot konkret in Marketing und Vertrieb einsetzen?
Besonders interessant wird die Verbindung mit Microsoft Dynamics 365, Outlook, Teams, Customer Insights und der Power Platform. Dadurch kann KI direkt in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden.
In dieser Folge von „Digitalisierung in Marketing und Vertrieb – From Cold to Close“ spreche ich mit Konstanze Dehlan, Portfolio Lead Microsoft Dynamics 365 bei der Deutschen Telekom, über konkrete Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Copilot in Marketing und Vertrieb.
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Im Gespräch zeigen wir, wie Microsoft Copilot Marketing und Vertrieb unterstützen kann – von E-Mail-Zusammenfassungen und CRM-Informationen über Marketing Journeys und Segmentierung bis zur Vorbereitung von Kundengesprächen.
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Was ist Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist ein KI-basierter Assistent, der in verschiedene Microsoft-Anwendungen integriert werden kann.
Anwender können über natürliche Sprache mit dem System interagieren und Copilot beispielsweise bitten,
- Informationen zusammenzufassen,
- Texte zu erstellen,
- Daten zu analysieren,
- Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen oder
- nächste Schritte vorzuschlagen.
Der entscheidende Unterschied zu einem isolierten KI-Tool liegt in der Integration in die vorhandene Microsoft-Arbeitsumgebung.
Dadurch kann KI näher an den tatsächlichen Geschäftsprozessen eingesetzt werden.
Warum ist Microsoft Copilot für Marketing und Vertrieb interessant?
Marketing und Vertrieb arbeiten täglich mit großen Mengen an Informationen.
Diese befinden sich beispielsweise in:
- CRM-Systemen
- E-Mails
- Teams-Meetings
- Kundendaten
- Aufgaben
- Terminen
- Marketing-Systemen
- Dokumenten
Ein wesentlicher Teil der Arbeitszeit wird benötigt, um diese Informationen zu suchen, zu lesen, zusammenzufassen oder in andere Systeme zu übertragen.
Microsoft Copilot kann dabei helfen, diese Arbeit zu reduzieren.
Das Ziel lautet:
Weniger Zeit für Informationssuche und administrative Aufgaben – mehr Zeit für relevante Kundenaktivitäten.
Microsoft Copilot und Dynamics 365
Besonders interessant ist die Kombination von Microsoft Copilot mit Dynamics 365.
In einem CRM befinden sich häufig umfangreiche Informationen über einen Kunden:
- Kontakte
- Aktivitäten
- E-Mails
- Termine
- Aufgaben
- Opportunities
- Notizen
- Kundenhistorie
Für einen Vertriebsmitarbeiter kann es aufwendig sein, vor einem Kundengespräch sämtliche Informationen zu durchsuchen.
Copilot kann diese Informationen zusammenfassen und dadurch einen schnelleren Überblick ermöglichen.
Statt lange durch eine Aktivitätshistorie zu scrollen, kann der Vertrieb beispielsweise fragen:
„Fasse mir die wichtigsten Aktivitäten dieses Kunden aus den vergangenen zwei Jahren zusammen.“
Damit wird aus dem CRM nicht nur ein Speicherort für Daten, sondern eine aktiv nutzbare Informationsquelle.
Microsoft Copilot in Outlook
Ein naheliegender Anwendungsfall ist die Arbeit mit E-Mails.
Copilot kann dabei unterstützen,
- längere E-Mail-Verläufe zusammenzufassen,
- Antwortentwürfe zu erstellen,
- Inhalte umzuformulieren und
- Informationen schneller zu erfassen.
Gerade bei großen E-Mail-Mengen kann dadurch Zeit eingespart werden.
Der Mitarbeiter bleibt weiterhin verantwortlich für die endgültige Kommunikation.
Copilot übernimmt die vorbereitende Arbeit.
Microsoft Copilot in Teams
Auch Teams-Meetings können eine wichtige Informationsquelle sein.
Wenn die entsprechenden technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen wurden, können Gesprächsinhalte transkribiert und anschließend ausgewertet werden.
Dadurch können beispielsweise
- Gesprächszusammenfassungen,
- wichtige Aussagen,
- Aufgaben oder
- nächste Schritte
aus einem Meeting abgeleitet werden.
Gerade im Vertrieb ist das interessant, weil Informationen aus Kundengesprächen anschließend für weitere Aktivitäten genutzt werden können.
Copilot für die Vorbereitung von Kundengesprächen
Ein besonders wertvoller Anwendungsfall ist die Vorbereitung eines Vertriebstermins.
Statt Informationen manuell aus verschiedenen Anwendungen zusammenzusuchen, kann Copilot dabei helfen, relevante Informationen zu bündeln.
Denkbar sind beispielsweise Fragen wie:
- Was waren die wichtigsten Aktivitäten mit diesem Kunden?
- Welche offenen Opportunities bestehen?
- Welche Themen wurden zuletzt besprochen?
- Welche Verträge laufen aus?
- Welche Aufgaben sind noch offen?
- Welche Produkte könnten zusätzlich relevant sein?
Damit kann KI die Vorbereitung auf Kundengespräche deutlich unterstützen.
Next Best Action und Next Best Offer
Copilot kann nicht nur Informationen zusammenfassen.
Interessant wird KI insbesondere dann, wenn aus Daten Empfehlungen entstehen.
Beispiele sind:
Next Best Action:
Welche nächste Aktivität könnte bei diesem Kunden sinnvoll sein?
Next Best Offer:
Welches Produkt oder welche Leistung könnte für diesen Kunden als Nächstes relevant sein?
Damit entsteht eine direkte Verbindung zwischen Microsoft Copilot und Data-driven Sales.
Daten werden nicht nur angezeigt.
Sie werden zur Grundlage für Vertriebsentscheidungen.
Microsoft Copilot im Marketing
Auch im Marketing gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten.
Copilot kann beispielsweise bei der Erstellung von
- Newslettern,
- E-Mail-Texten,
- Marketing-Inhalten,
- Templates und
- weiteren Content-Bausteinen
unterstützen.
Der Vorteil liegt nicht nur in der schnelleren Texterstellung.
Marketingteams können erste Entwürfe erzeugen und diese anschließend fachlich und sprachlich weiterentwickeln.
Copilot für Segmentierung und Zielgruppen
Ein weiterer Anwendungsbereich ist die Segmentierung.
Filter und Segmentierungslogiken in CRM- und Marketing-Systemen können komplex werden.
Copilot ermöglicht perspektivisch eine einfachere Interaktion über natürliche Sprache.
Statt komplizierte Filter manuell zusammenzustellen, kann ein Marketingmitarbeiter beschreiben, welche Zielgruppe er benötigt.
Das System unterstützt anschließend bei der technischen Umsetzung der Segmentierung.
Damit sinkt die technische Hürde bei der Nutzung vorhandener Kundendaten.
Copilot für Marketing Journeys
Auch Marketing-Automation-Prozesse bzw. Customer Journeys können durch Copilot unterstützt werden.
Ein Anwender beschreibt beispielsweise, wie eine Journey aufgebaut werden soll.
Copilot unterstützt anschließend bei der Erstellung der entsprechenden Prozessstruktur.
Das ist besonders interessant für Marketingteams, die regelmäßig
- Lead-Nurturing-Prozesse,
- Kampagnen,
- Trigger-Kommunikation oder
- Bestandskundenprozesse
aufbauen.
KI unterstützt damit nicht nur die Erstellung einzelner Inhalte, sondern zunehmend auch die Gestaltung von Prozessen.
Generative KI und analytische KI kombinieren
Im Gespräch unterscheiden wir zwei besonders interessante Bereiche.
Generative Unterstützung
Copilot hilft bei der Erstellung von:
- E-Mails
- Newslettertexten
- Zusammenfassungen
- Content
- Entwürfen
Dadurch lässt sich insbesondere Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben einsparen.
Analyse und Entscheidungsunterstützung
Copilot kann Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen und daraus Erkenntnisse ableiten.
Damit entsteht eine zweite Ebene:
Nicht nur Inhalte erzeugen, sondern vorhandene Daten besser verstehen und nutzen.
Gerade für Marketing und Vertrieb ist diese Kombination interessant.
Prompts als Unternehmenswissen
Ein guter Prompt kann zu einem wiederverwendbaren Bestandteil des Unternehmenswissens werden.
Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter einen funktionierenden Prompt für Cross-Selling entwickelt, kann dieser auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
Das Gleiche gilt für Prompts zu:
- Up-Selling
- Kundenvorbereitung
- Zusammenfassungen
- Churn-Risiken
- Segmentierung
- Kundenanalysen
- Marketing-Inhalten
Dadurch entsteht eine unternehmensweite Prompt-Bibliothek.
Das Wissen darüber, wie KI sinnvoll gefragt wird, wird damit selbst zu einem wertvollen Unternehmensasset.
Eigene Copiloten mit Copilot Studio
Unternehmen sind nicht ausschließlich auf Standardfunktionen angewiesen.
Mit Copilot Studio können eigene Copiloten bzw. KI-Assistenten für spezifische Anwendungsfälle aufgebaut werden.
Das ist interessant, wenn Unternehmen
- eigene Prozesse,
- spezielle Datenquellen,
- definierte Use Cases oder
- unternehmensspezifische Anforderungen
abbilden möchten.
Damit lässt sich die Standardfunktionalität um individuelle Anwendungen erweitern.
Microsoft Copilot und Drittsysteme
Unternehmen arbeiten selten ausschließlich mit Microsoft-Systemen.
Häufig existieren zusätzlich Systeme wie SAP oder andere Marketing-, ERP- und Fachanwendungen.
Über entsprechende Schnittstellen und Konnektoren können auch solche Datenquellen in integrierte Prozesse einbezogen werden.
Damit wird Systemintegration zu einer wesentlichen Voraussetzung für leistungsfähige KI-Anwendungen.
Je besser relevante Daten miteinander verbunden sind, desto größer kann der Nutzen eines KI-Assistenten werden.
Datenschutz beim Einsatz von Microsoft Copilot
KI benötigt Daten.
Deshalb müssen beim Einsatz von Copilot Datenschutz, Zugriffsrechte und organisatorische Rahmenbedingungen berücksichtigt werden.
Besonders relevant wird dies beispielsweise bei der Aufzeichnung und Transkription von Meetings oder der Verarbeitung personenbezogener Informationen.
Unternehmen sollten deshalb vor dem Einsatz klären,
- welche Daten verarbeitet werden,
- welche Personen Zugriff besitzen,
- welche Funktionen aktiviert werden dürfen,
- welche Einwilligungen oder Rechtsgrundlagen erforderlich sind und
- welche internen Vorgaben gelten.
Datenschutz sollte dabei von Beginn an Bestandteil des Use Cases sein.
Urheberrecht und KI
Neben Datenschutz spielt auch das Urheberrecht eine Rolle.
Nicht jedes Dokument oder jeder Inhalt darf beliebig in KI-Systeme eingebracht und weiterverarbeitet werden.
Unternehmen benötigen deshalb klare Regeln dafür,
- welche Inhalte verwendet werden dürfen,
- welche externen Quellen zulässig sind und
- wie mit geschützten Dokumenten umgegangen wird.
KI-Governance wird damit zu einem Bestandteil der praktischen Einführung von Copilot.
Use Case vor Technologie
Ein zentraler Punkt des Gesprächs ist die Frage:
Wofür wollen wir Copilot überhaupt einsetzen?
„Wir müssen jetzt etwas mit KI machen“ ist noch kein Use Case.
Unternehmen sollten zunächst konkrete Aufgaben identifizieren.
Zum Beispiel:
- Kundentermine schneller vorbereiten
- E-Mail-Kommunikation effizienter gestalten
- Kundenhistorien zusammenfassen
- Cross-Selling-Potenziale erkennen
- Marketingsegmente erstellen
- Customer Journeys aufbauen
- Meeting-Ergebnisse dokumentieren
Erst danach sollte entschieden werden, welche Technologie und welcher Copilot dafür sinnvoll sind.
Use Case vor Technologie.
Warum User Adoption entscheidend ist
Eine leistungsfähige Technologie erzeugt noch keinen Nutzen, wenn Mitarbeiter sie nicht verwenden.
Deshalb sind Training, Enablement und Change Management wesentliche Bestandteile einer Copilot-Einführung.
Mitarbeiter müssen lernen,
- welche Möglichkeiten bestehen,
- wie sie gute Prompts formulieren,
- welche Daten verfügbar sind,
- welche Ergebnisse überprüft werden müssen und
- für welche Aufgaben Copilot sinnvoll ist.
Dabei kann es hilfreich sein, zunächst mit wenigen klar definierten Anwendungen zu starten.
KI-Kompetenz im Vertrieb aufbauen
Vertriebsmitarbeiter müssen nicht zu KI-Entwicklern werden.
Sie benötigen aber ein Verständnis dafür, welche Fragen sie einem KI-System stellen können.
Das ist eine neue Form von Anwendungskompetenz.
Wer die Möglichkeiten der Technologie kennt, entwickelt neue Ideen:
„Welche Kunden besitzen das größte Up-Selling-Potenzial?“
„Welche Accounts zeigen möglicherweise Cross-Selling-Potenzial?“
„Was waren die wichtigsten Themen in den letzten Gesprächen?“
„Welche Aktivitäten sollte ich heute priorisieren?“
Je besser Mitarbeiter lernen, solche Fragen zu stellen, desto größer wird der praktische Nutzen der Technologie.
Wie könnte der Arbeitsalltag eines Vertriebsmitarbeiters mit Copilot aussehen?
Im Gespräch entwerfen wir ein mögliches Zukunftsbild.
Ein Vertriebsmitarbeiter startet morgens und fragt Copilot:
„Was sind heute meine wichtigsten Aufgaben?“
Vor einem Kundentermin lässt er sich die Kundenhistorie zusammenfassen.
Während oder nach dem Gespräch werden relevante Informationen dokumentiert.
Anschließend erstellt Copilot einen Entwurf für den Besuchsbericht.
Eine eingehende Kunden-E-Mail wird zusammengefasst.
Ein Antwortentwurf wird vorbereitet.
Das CRM wird aktualisiert.
Vor der nächsten Aktivität erhält der Vertrieb Hinweise auf mögliche Cross- oder Up-Selling-Chancen.
Copilot wird damit zu einem digitalen Assistenten, der den Vertriebsmitarbeiter durch seinen Arbeitstag begleitet.
Copilot ersetzt den Vertrieb nicht
Auch hier gilt:
KI ersetzt nicht die persönliche Kundenbeziehung.
Copilot kann
- Informationen suchen,
- Daten zusammenfassen,
- Entwürfe erstellen,
- Muster erkennen und
- Empfehlungen geben.
Empathie, Beratung, Verhandlung, Kontextverständnis und die Verantwortung für Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Die interessante Kombination lautet deshalb:
Mensch + Daten + KI.
Kernerkenntnisse aus dieser Podcast-Folge
- Microsoft Copilot kann als KI-Assistent direkt in bestehende Arbeitsprozesse integriert werden.
- Besonders interessant ist die Verbindung mit Dynamics 365, Outlook, Teams und Customer Insights.
- Copilot kann E-Mails und Kundenhistorien zusammenfassen und Inhalte erstellen.
- Im Marketing kann KI Segmentierung und Customer Journeys unterstützen.
- Generative KI und Datenanalyse ergänzen sich.
- Gute Prompts können als Unternehmenswissen geteilt werden.
- Mit Copilot Studio lassen sich eigene Assistenten für spezifische Use Cases entwickeln.
- Datenschutz, Zugriffsrechte und Urheberrecht müssen berücksichtigt werden.
- Ein konkreter Use Case sollte vor der Auswahl der Technologie stehen.
- Training, User Adoption und Change Management sind entscheidend.
- KI unterstützt Mitarbeiter – die Verantwortung für Entscheidungen bleibt beim Menschen.
Fazit: Microsoft Copilot macht vorhandene Daten leichter nutzbar
Der wesentliche Nutzen von Microsoft Copilot liegt nicht ausschließlich darin, Texte schneller zu erstellen.
Spannender ist die Verbindung vorhandener Daten, Anwendungen und Arbeitsprozesse.
Dynamics 365, Outlook, Teams und weitere Systeme enthalten bereits große Mengen relevanter Informationen.
Copilot kann helfen, diesen Datenschatz zugänglicher zu machen.
Damit verändert sich die Rolle von KI:
Von einem isolierten Chatbot zu einem Assistenten innerhalb der täglichen Marketing- und Vertriebsprozesse.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht:
„Was kann Microsoft Copilot?“
Sondern:
„Bei welchen konkreten Aufgaben in Marketing und Vertrieb kann Copilot uns messbar unterstützen?“
Passende Podcast-Folge: Data-driven Sales
Microsoft Copilot benötigt Daten, um relevante Informationen und Empfehlungen liefern zu können.
In meiner Podcast-Folge „Data-driven Sales im B2B: Wie Daten und KI den Vertrieb erfolgreicher machen“ spreche ich mit Thomas Rühlemann darüber, wie Unternehmen ihre Daten für Predictive Sales, Next Best Offer, Cross-Selling und datenbasierte Vertriebsentscheidungen nutzen können.
→ Podcast-Folge „Data-driven Sales im B2B“
Passende Podcast-Folge: Datenqualität im B2B
Je stärker KI in Marketing und Vertrieb eingesetzt wird, desto wichtiger wird die Qualität der zugrunde liegenden Daten.
In der Folge „Datenqualität im B2B: Wie Unternehmen Umsatzchancen durch schlechte Daten verpassen“ geht es deshalb um Dubletten, Datensilos, Golden Record, Master Data Management und Vertriebssignale.
→ Podcast-Folge „Datenqualität im B2B“
Weiterführend: KI im B2B – Marketing und Vertrieb neu denken
In meinem Buch „KI im B2B – Marketing und Vertrieb neu denken“ beschäftige ich mich damit, wie KI mit Daten, Marketing Automation, Vertriebssignalen und menschlichem Erfahrungswissen zu einer integrierten Revenue Engine verbunden werden kann.
→ Mehr zum Buch „KI im B2B – Marketing und Vertrieb neu denken“
Über Konstanze Dehlan
Konstanze Dehlan beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Digital Business und Microsoft-Technologien. Zum Zeitpunkt der Podcast-Aufnahme war sie Portfolio Lead Microsoft Dynamics 365 bei der Deutschen Telekom.
Im Gespräch erläutert sie Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Copilot in Verbindung mit Dynamics 365, Teams, Outlook und Marketing-Prozessen.
Über Norbert Schuster
Norbert Schuster ist Berater, Autor, Speaker und Trainer für die Digitalisierung von Marketing und Vertrieb im B2B.
Zu seinen Schwerpunkten gehören Lead Management, Marketing Automation, Customer Journey Management, Data-driven Sales, Account Based Marketing, Bestandskundenmanagement sowie der Einsatz von KI in Marketing und Vertrieb.
Er ist unter anderem Entwickler der Wasserloch-Strategie, des Schuster-Modells „From Cold to Close“ und des Ansatzes der PreSales Automation.
Häufige Fragen zu Microsoft Copilot in Marketing und Vertrieb
Was ist Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist ein KI-basierter Assistent, der in verschiedene Microsoft-Anwendungen integriert werden kann und Anwender unter anderem bei Informationssuche, Zusammenfassungen, Texterstellung und Datenanalyse unterstützt.
Wie kann Microsoft Copilot den Vertrieb unterstützen?
Copilot kann beispielsweise Kundenhistorien zusammenfassen, E-Mail-Entwürfe erstellen, Informationen aus CRM-Daten aufbereiten und Vertriebsmitarbeiter bei der Vorbereitung von Kundengesprächen unterstützen.
Wie kann Microsoft Copilot im Marketing eingesetzt werden?
Mögliche Anwendungen sind Content- und E-Mail-Erstellung, Segmentierung, Unterstützung bei Customer Journeys sowie die Analyse vorhandener Kundeninformationen.
Wie arbeiten Dynamics 365 und Copilot zusammen?
Dynamics 365 stellt Kunden-, Kontakt-, Aktivitäts- und Opportunity-Daten bereit. Copilot kann dabei helfen, diese Informationen über natürliche Sprache leichter zugänglich und nutzbar zu machen.
Was ist Copilot Studio?
Copilot Studio ermöglicht Unternehmen, eigene KI-Assistenten bzw. Copiloten für spezifische Prozesse, Datenquellen und Anwendungsfälle aufzubauen.
Kann Copilot Cross-Selling und Up-Selling unterstützen?
Datenbasierte Analysen können dabei helfen, potenzielle Cross- und Up-Selling-Chancen zu identifizieren. Ob und wie solche Empfehlungen genutzt werden, entscheidet der Vertrieb.
Welche Rolle spielt Datenschutz beim Einsatz von Copilot?
Je nach Anwendung können personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeitet werden. Deshalb müssen Unternehmen Zugriffsrechte, Datenschutzanforderungen und die jeweils geltenden rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigen.
Ersetzt Microsoft Copilot Vertriebsmitarbeiter?
Copilot ist als Assistenzsystem zu verstehen. Es kann Informationen aufbereiten, Inhalte erstellen und Empfehlungen liefern. Kundenbeziehung, Kontextbewertung und Entscheidungen bleiben Aufgaben des Menschen.
Wie sollten Unternehmen mit Microsoft Copilot starten?
Sinnvoll ist es, zunächst konkrete Use Cases zu definieren, bei denen Copilot einen messbaren Nutzen erzeugen kann. Anschließend können Technologie, Datenzugriff, Governance, Training und Einführung darauf abgestimmt werden.
Transkript der Podcast-Folge
Der Microsoft Copilot im Marketing und Vertrieb | All about Digital | Folge 069_IV62
Hier findest Du das vollständige Transkript des Gesprächs mit Konstanze Dehlan.
00:00 Intro
00:40 Microsoft Copilot in Marketing und Vertrieb
01:04 Konstanze Dehlan und Dynamics 365
02:07 Warum Microsoft und KI?
03:29 Integration der Microsoft-Welt
04:25 Copilot als KI-Assistent
05:11 Was ist Microsoft Copilot?
06:35 Datenschutz und DSGVO
09:26 Anwendungen in Marketing und Vertrieb
09:41 Copilot in Outlook
10:14 Copilot in Dynamics 365
11:49 Copilot im Marketing
12:13 Segmentierung mit Copilot
12:38 Marketing Journeys erstellen
13:27 Prompts als Unternehmenswissen
14:08 Eigene Copiloten mit Copilot Studio
14:40 Generative KI und Datenanalyse
15:20 Drittsysteme und Konnektoren
16:41 Voraussetzungen für Copilot
18:05 Dynamics 365 + Copilot
19:29 Daten und Erkenntnisse leichter zugänglich machen
20:26 KI-Kompetenz im Vertrieb
22:10 Prompt-Wissen im Unternehmen teilen
23:22 Mit konkreten Use Cases starten
24:03 User Adoption und Change Management
25:13 KI im Vertrieb ausprobieren
27:43 Wie arbeitet ein Vertriebsteam mit Copilot?
28:31 Kundenhistorien automatisch zusammenfassen
30:02 Besuchsberichte und CRM automatisieren
30:26 Aufgaben mit Copilot priorisieren
30:50 Empfehlung zum Einstieg
31:33 Fazit
